Част 1
И така, вече сте спрели на датата и формата на събитието, подписали сте договор с мястото, което сте избрали и сега се концентрирате върху същинската подготовка. Поканили сте топ участници и гост-лектори, а сега следва да помислите за това как те ще взаимодействат с публиката.
За никого не е тайна, че обстановката и подредбата на локацията оказва огромно влияние върху присъстващите и това как те възприемат поднесеното съдържание. Повечето организатори на събития са запознати прекрасно с различните формати, но как точно разбират кой е най-подходящият за тях?
Каквото и събитие да организирате, има няколко общовалидни и лесни за помнене общи принципи, които, приложени коректно, стимулират възприятията на участниците и правят събитието много по-ангажиращо и запомнящо се за всички. В няколко поредни материала ще ви дадем конкретни идеи – но преди това, нека припомним кои са основните елементи, които „правят“ нашето събитие незабравимо.
1. Пространството
Запознайте възможно най-отрано се с пространството, с цялостната архитектура и дизайн, както и различните възможности за подредба. Попитайте собственика какви активности е възможно да се провеждат на място, колко души се побират в зависимост от подредбата (особено валидно в епидемиологична обстановка). Ако имате възможност, привлечете дизайнер, който да ви вдъхнови с различни идеи, или помолете собственика на наетото място да сподели снимков или видео-материал от предишни свои събития.
2. Линии, форми и разпределение на пространството
Загледайте се в естествените линии на пространството и се опитайте да си представите как то би се трансформирало с поставянето на различни форми или елементи. Цялостната линия на събитието ще допринесе за общото впечатление на вашата публика чрез подредбата и хармонията на подбраните от вас елементи. Не пропускайте да вземете предвид физическото ограничение на пространството, да изискате етажното разпределение и да се запознаете с наглед дребни детайли като контакти, изкуствено спрямо естествено осветление, височина на тавана, подвижни стени, колони, други статични елементи и пр.
3. Мебели, материали и текстура
Убедете се, че стила, размера и текстурата на мебелите, декорацията и всички дребни детайли съответстват на темата на събитието и цялостната обстановка на избраното от вас пространство. Твърде много мебели или големи предмети могат да претрупат малкото пространство и да доведат до известни неудобства за присъстващите. Адаптирайте сетинга спрямо предвидената програма и формат на събитието. Например, кръглите маси са идеални за събития, където искате да насърчите групови дискусии сред участниците. В допълнение към подредбата, декорацията и текстурата на подбраните от вас декоративни елементи – колкото и дребни на пръв поглед да са те, ще оформят цялостното впечатление за вашето събитие. Тематични стени, фото-будки, произведения на изкуството, материали, които стимулират възприятията ни, мултимедийно представяне на съдържание – всичко това ще превърне събитието ви в обсъждано и запомнящо се мероприятие, което ще предразположи хората да взаимодействат още в началото и по време на самото събитие.
4. Цветове и мотиви
Палитрата от цветове и подбраните мотиви са изключително важни за цялостния дизайн на вашето събитие. Внимателно преценете какво бихте постигнали чрез определени комбинации на геометрични фигури, принтове или флорални мотиви – цветовете и формите следва да допълват пространството, а не да го запълват. Помислете за атмосферата, която искате да създадете за своята публика, и как подбраните цветове могат директно или индиректно да повлияят върху цялостното настроение и емоции на публиката. Цветовете са чудесен начин да персонализирате пространството спрямо корпоративната си идентичност или тема на събитието. Само се уверете, че всичко е балансирано, и помнете – по-малкото винаги е повече.
5. Звук и светлина
Без значение дали публиката ви слуша на живо или през лайв-стрийминг, звукът е нещо изключително важно и трябва да сте сигурни, че идва от правилното място, в подходящото време. Звукът може да направи събитието ви незабравимо във всеки един аспект, така че направете всичко възможно да предвидите възможни проблеми и да ги туширате предварително. Уверете се, че можете по всяко време да разчитате на техническия екип. Колкото до светлината, тя е ключов фактор за цялостния вид на вашето събитие. Добре е да се запознаете предварително какви са опциите да я контролирате – кога да бъде приглушена, кога – в пълния си блясък, също така дали бихте могли да разчитате на естествена светлина. Можете да играете с различните опции, да използвате прожектор, когато е необходимо, да прожектирате отделни форми или да акцентирате върху конкретни места, като създавате интерактивно пространство, което да направи преживяването на публиката незабравимо.
Очаквайте втора част от съветите на Launchee за вашето събитие, където вече ще разгледаме конкретни формати, възможните подредби и ще издадем важни и изпитани организационни детайли. Ще се радваме да обменим идеи и опит с вас!
