НЕ отменяйте събитието. Проведете го онлайн и информирайте аудиторията си за това.
Тъй като всяка криза е и възможност, много компании трябваше да вземат трудни решения по време на пандемията. Да бъдеш или да не бъдеш? Ако компанията отмени добре планирано годишно събитие или го запази, знаейки, че не е безопасно и повече от половината от присъстващите няма да го направят? Нито една от тези опции не работи. Ето защо гъвкавите компании преминаха към дигитално преживяване – насърчаване на събития на живо; провеждане на конференции чрез видеосъобщителна система; провеждане на срещи чрез Hopin.to, мащабиране, стенопис, среща с Google и др.
Без значение коя платформа сте избрали за вашето онлайн събитие, неминуемо трябва да съобразите локацията за провеждането му с ващите нужди. Тя трябва да разполага с цялото необходимо техническо оборудване, за да осигури успешно виртуално преживяване както за присъстващите, така и за организаторите.
Това беше и основната причина, поради която екипът на платформата за иновационна журналистика Trending Topics се свърза с Launchee, за да организира изминалата си онлайн конференция THE BIG RESET DAYS.
Launchee е най-новото място в София, което предлага зали и оборудване за продуциране и видео излъчване на живо на онлайн и хибридни събития. Нашите пространства разполагат със съвременна мултимедия - студио за видеозапис, монтаж и стрийминг. Основните опасения на Trending Topics за провеждане на първата им онлайн конференция с такъв мащаб бяха избегнати, след като се довериха на екипа ни за цялостната продукция и координация на THE BIG RESET DAYS.
Следната статия ще Ви даде съвети за организиране на успешна онлайн конференция.
10-те съвета на Launchee за организиране на успешна онлайн конференция
Изборът на най-подходящото място е изключително важен за успехa на едно събитие, но веднага след това идва и необходимостта от внимателно планиране на комуникационната стратегия. Преходът към дигитално изживяване е възможност да привлечете още повече участници, но също така е важно да запазите тези, които вече са потвърдили присъствието си. Ето стъпките, които не трябва да пропускате:
Информирайте целевата си аудитория за прехода от офлайн в онлайн събитие
- Направете го с ангажиращо вниманието послание, съпроводено от инструкции на уебсайта, както и във всички социални мрежи.
- Изпратете имейл до всички клиенти/участници, в който обяснявате, че компанията ви пренася събитието в дигитална среда.
Поканете публиката ви да се присъедини към онлайн преживяването
- Поканете повече хора на вашето виртуално събитие чрез публикации в блогове, социални мрежи, инфографики, видео съобщения и други.
- Уверете се, че промоционалните материали са с високо качество и изглеждат професионално, защото това може да се отрази върху успеха на събитието.
Дръжте аудиторията си ангажирана
- Изпратете напомнящи имейли на аудиторията - много е лесно да пропуснете имейлите и социалните съобщения около интензивната дигитална комуникация.
- Използвайте блога/социалните мрежи на компанията, за да споделяте актуализации около онлайн събитието и информирайте аудиторията какви ползви ще има от това.
Стартирайте вашето дигитално преживяване
- И на финала трябва да дадете живот на вашето събитие! Споделете на участниците кога е официалното провеждане на събитието, препоръчайте сесии за гледате и обяснете как участниците могат да взаимодействат с виртуалото изживяване.
- Възползвайте се максимално от техническите възможности, които предлага мястото! В Launchee вашата дигитална реалност може да се възползва от страхотно оборудване за проектиране, интегрирана smart iPad инфо система, защитена видеоконферентна връзка Cisco WebEx Telepresence и много други.
Въпреки че онлайн събитията ви откриват големи възможности, не трябва да пренебрегвате срещите и конференциите на живо (когато ситуацията е безопасна), тъй като аудиторията се нуждае както от виртуални, така и от персонални взаимодействия, за да бъде ангажирана и продуктивна. Launchee ви предоставя пространствата и технологиите това да се случи. Онлайн, лично или в хибридна форма, планирайте с нас следващото си събитие!
